综合档案室规范化建设标准和要求

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一、组织领导和队伍建设1.档案组织管理（1）设立档案工作机构，建立健全科学有效的档案工作管理体制和管理网络。
2024-02-18 15:26:16

一、组织领导和队伍建设

　　1.档案组织管理

　　（1）设立档案工作机构，建立健全科学有效的档案工作管理体制和管理网络。

　　（2）确定档案工作分管领导，明确岗位职责。

　　（3）制定本机关、本系统档案工作中长期规划或在机关工作的中长期规划中有档案工作内容。

　　（4）档案工作接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门监督、指导，按规定时限完成重大活动档案移交，档案统计年报、政府公开信息报送，向综合档案馆移交档案及其他档案业务工作。

　　2.档案工作人员

　　（1）配备符合档案业务管理要求的专职档案工作人员并保持稳定。

　　（2）档案工作人员应持证上岗，并积极参加档案业务知识和技能培训。

　　3.档案工作保障制度

　　（1）档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展,建立档案工作奖励和责任追究制度。档案工作所需的基础设施配备和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。

　　（2）建立完善的档案工作制度，联系单位实际，可操作性强，并根据需要进行修改完善。包括机关档案工作岗位责任制、文件材料归档、档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理、文件交接、离岗交接清点、设施设备维护使用制度、数字化信息安全管理以及重大活动（重点建设项目、重大科研项目）档案管理办法等。

　　（3）按照实际情况制定或者转发机关专业档案管理办法并报同级档案行政管理部门备案。

二、档案资源建设

　　1.档案集中、统一管理，门类齐全，材料完整

　　（1）综合档案室集中统一管理本机关全部档案。

　　（2）建立健全档案门类

　　<1>文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

　　<2>机关履行行业特有职责形成的专业档案；

　　<3>照片、录音、录像等音像档案；

　　<4>业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

　　<5>印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案;

　　<6>其他档案。

　　前款<1><2><3>项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力。

　　（3）各门类档案材料收集规范、真实有效、齐全完整、应归尽归。

　　2.其他介质文件归档齐全

　　（1）收集除纸质档案之外的光介质、磁介质、银盐感光介质等其他载体形态的档案材料。

　　（2）按照数据标准，收集各门类档案的电子文件和数字化副本文件，包括网页信息、公务电子邮件及公务社交媒体产生的数字信息等。

三、档案信息化建设

　　1、信息化规划设施

　　（1）加强档案信息化工作，将档案信息化工作纳入单位电子政务和信息化总体规划。档案信息化工作应当与单位信息化建设、档案馆信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。

　　（2）应当开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作。

　　（3）配备的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备应当满足档案信息化的管理需要并适当冗余、方便扩展。

　　2、数字资源

　　按照有关标准收集、整理数字资源信息，建立各种门类档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库及专题数据库等。

　　使用的档案管理系统符合国家对电子文件管理系统通用功能的要求，并与同级综合档案馆信息接收平台对接，按照要求移交电子档案及电子目录等。

　　3、信息安全

　　（1）定期检查非纸质载体的可读性，确保其数据长期有效性；及时备份档案数字信息，建立数据恢复机制，保障数字信息安全；开展重要档案异质异地备份。

　　（2）开展纸质档案数字化过程中，采取严格信息安全保障措施。

　　对涉密档案严禁开展外包数字化。

四、档案安全保障

　　1.档案用房及设施配备

　　（1）档案库房、档案阅览室、档案工作人员办公室，做到三室分开，满足开展档案工作基本需求。

　　（2）档案室要安装防盗门、防盗窗，配备有足够的铁皮档案柜，有条件的可安装档案密集架。室内应配备计算机、打印机、装订机、空调、去湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度表等档案保护设备，切实达到“九防”（防盗、防火、防尘、防潮、防有害生物、防霉、防高温、防光、防污染等）措施的要求。

　　（3）档案装具符合标准，档案盒采用无酸纸档案盒。

　　2.库房安全管理

　　（1）档案的出入库登记内容准确、及时；库房温湿度记录完整规范；定期开展库房安全检查，有库房安全检查记录和总结；发现问题应有整改措施且落实到位。

　　（2）制作档案人员离岗交接清点台账，办理档案交接手续，到同级档案行政管理部门备案；定期开展档案清点工作，并写出清点报告。

　　（3）制定档案灾害应急处理预案，并组织演练、培训，提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力。

五、档案服务利用

　　1.档案服务利用的原则

　　应当积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。机关保管的档案对外提供利用的，需经本单位负责人批准。

　　2.检索工具

　　（1）按照要求编制各种门类、各种载体档案的检索工具。

　　（2）建立全宗卷，材料齐全，整理规范。

　　3.档案利用

　　（1）严格查阅登记和利用效果反馈记录，编制档案利用效果实例汇编。

　　（2）编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集、年鉴等，以及举办陈列展览、拍摄专题片等多种形式，发挥档案价值。

　　（3）开展档案鉴定销毁和档案解密、开放审核工作。

　　档案室管理“九防”要求

序号	九防	实施措施
1	防潮	①定期做好温、湿度记录。②适时采取措施，调控档案室温湿度。③温度保持在14℃—24℃，日变化幅度不超过±2℃。湿度保持在45%—60%，日变化幅度不超过±5%。
2	防高温
3	防水	①供暖季节随时检查暖气管道情况，杜绝漏水事故发生。②雨季防雨水渗漏。
4	防火	①档案室配备专用消防设备，安装报警装置。掌握消防知识，会使用消防器材。②档案室严禁吸烟，不准堆放易燃易爆物品。③保持档案室、柜架整洁整齐，定期对档案室内电器、线路、消防设施进行检查。
5	防盗	①配置防盗门、窗。②档案室门和档案柜钥匙由专人保管。
6	防紫外线照射	①严格照明管理，档案室做到人走灯灭。②根据需要加装遮光帘。
7	防尘	①远离污染源。②配置密封性好的窗户。③配置吸尘器。
8	防污染
9	防有害生物（霉、虫、鼠）	①定期更换防虫、霉药物，发现虫、霉现象及时处理。②配置除鼠设备，定期更换防鼠药物。③火种、食品和有毒，易燃等物品一律不得入室。

　　档案制度上墙内容

　　1、档案工作人员岗位责任制度

　　2、档案保管制度

　　3、档案利用制度

　　4、档案保密制度档案移交制度

　　5、档案资料安全保卫制度

　　6、档案工作人员岗位责任制度

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档案工作人员岗位责任制度

　　一、认真学习习近平新时代中国特色社会主义思想，严格执行机关档案管理的各项规章制度，落实档案管理工作规划。

　　二、学习宣传贯彻《档案法》和各项档案工作规定，热爱档案工作，努力钻研档案业务知识，熟练掌握业务技能，恪守工作纪律和职业道德。

　　三、认真做好档案的收集、整理、保管、移交、统计和利用工作，编制档案检索工具，汇编档案参考资料。

　　四、做好档案室管理工作，定期对档案室及设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理。

　　五、忠于职守，认真履行档案业务中的监督、检查和指导职责，努力提高本单位档案管理水平。

　　六、严格执行各项管理制度，开展档案统计、鉴定、销毁和保密工作，防止泄密事件发生，确保档案资料的完整、安全。

　　七、定期向本单位领导和上级档案部门请示汇报档案管理工作。

档案保管制度

　　一、保管档案资料必须坚持“以防为主，防治结合”的方针，改善保管条件，加强防护措施，做到专室、专柜、专人管理，不断掌握保管技术，延长档案寿命。

　　二、档案库房，必须做到防水、防火、防盗、防潮、防高温、防强光直射、防鼠、防虫，并配备好防护设施。

　　三、凡归档的档案资料，一般不借出阅览室，因特殊情况需要借出时，必须经领导批准，办理外借手续，按时归还。

　　四、对破损和字迹不清的档案资料，应及时采取修补、复制等抢救措施，尽量保持档案原貌。

　　五、保持档案库房的整洁、卫生，防止有害生物和灰尘损害、污染、腐蚀档案资料。

　　六、销毁档案，必须经单位档案鉴定、销毁小组鉴定批准，并造具销毁清册，报有关部门审查备案后，派专班监督销毁，严禁向废品收购部门出售销毁档案。

档案利用制度

　　一、档案管理人员必须坚持查阅制度，外单位人员查阅须持介绍信并表明查阅内容和目的，重要内容须经单位领导批准，本机关人员查阅档案限于与本职工作有关的档案，特殊情况经领导批准后，方可查阅。

　　二、查档人员，必须履行登记手续。

　　三、查档人员不得将档案原件拆叠、卷曲、圈点、划杠、涂改、批注、污损，更不得撕毁、抽取档案原件。

　　四、复制抄录档案资料，应经档案管理人员同意并加盖公章，方能有效。

　　五、档案管理人员要做到热情接待，耐心查找，搞好服务，最大限度地发挥档案的作用。

档案保密制度

　　一、认真贯彻执行《档案法》《保密法》，增强保密观念，严格保密制度。

　　二、密级文件、资料、刊物按上级规定传递、阅读、清退和上交。

　　三、严格执行保密守则，不在不利于保密的场所谈论机密事项以及存放密级文件、资料和刊物。

　　四、不把密级文件带到公共场所或家中阅读。

　　五、不在公共场所、家庭、普通信件中以及私人电话里谈论、书写机密事项。

　　六、不该说的秘密，无论对任何人（包括夫妻、父母、子女）都不说；不应知道的秘密，不要打听。

　　七、不准私自摘抄、外传、出售、销毁机密文件和资料。

　　八、若发生失密事件，要及时向有关领导、部门报告，并采取补救措施，挽回不良影响，不得隐瞒。

档案移交制度

　　一、应向县档案馆移交的永久和30年定期档案，必须按规定时间办理移交手续，妥善保管交接凭证，并在检索工具上注明。

　　二、档案管理工作人员调离工作岗位，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

　　三、对档案收进、移出、利用、销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作做好准备。

　　四、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，做到账物相符、账表相符。

档案资料安全保卫制度

　　一、经常进行安全保卫教育，增强意识，牢固树立安全保卫的政治责任感，严防各种事故的发生，确保档案室及库房绝对安全。

　　二、库房内严禁堆放易燃、易爆、易腐蚀物品，切实做好防火、防盗、防水、防尘、防鼠、防虫、防高温，防强光的"八防”工作。

　　三、库房内应设置灭火器具，档案工作人员掌握灭火器具的使用方法，并定期检查灭火器具。

　　四、档案室内严禁吸烟，要经常检查库房有无火灾隐患，发现问题及时向领导汇报，以便采取有效措施，防患于未然。

　　五、建立安全保卫责任制度，设定安全保卫人员，安全保卫人员随时检查档案室库房门窗关闭情况，发现安全隐患及时汇报，采取相应措施。

　　档案工作领导小组成员名单

　　组长：×××

　　副组长：×××

　　成员：××× ×××

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×××   ×××